Wypadki przy pracy są nieodłącznym elementem stanowisk o podwyższonym ryzyku zawodowym i choć obowiązkiem pracodawcy jest minimalizowanie ryzyka oraz stosowanie skutecznych środków ochrony indywidualnej zabezpieczających pracowników na wypadek urazów, niektórych zdarzeń losowych nie sposób uniknąć. Gdy zdarzy się wypadek w pracy lub w drodze z lub do miejsca pracy, pracodawca jest zobowiązany powołać zespół powypadkowy ustalający okoliczności zdarzenia i przygotowujący właściwą dokumentację powypadkową. Na czym polega proces przygotowywania dokumentacji powypadkowej, kto bierze w nim udział i czy właściwie przygotowana dokumentacja może ułatwić otrzymanie odszkodowania?
Dokumentacja powypadkowa – kto i kiedy powinien ją sporządzić?
Protokół powypadkowy jest obowiązkowym dokumentem określającym okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy zebrane podczas dochodzenia zespołu powypadkowego. Protokół taki powinien być sporządzony nie później niż w terminie 14 dni od zawiadomienia o wypadku i powinien być zgodny z wzorem ustalonym w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 16.09.2004 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz. U. nr 227, poz. 2298). Do dokumentacji powypadkowej powinny być załączone między innymi protokoły przesłuchania poszkodowanego i świadków, a także wszelkie zebrane materiały, dokumenty, opinie lekarskie, opinie specjalistów, szkice lub fotografie miejsca wypadku pomagające w ustaleniu przyczyn i okoliczności wypadku. Przygotowana dokumentacja powypadkowa powinna być udostępniona poszkodowanemu, który ma prawo wnosić o poprawki do protokołu w elementach, z którymi się nie zgadza. Zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym jest przecież najważniejszym punktem decydującym o możliwości przyznania odszkodowania.
Zgodnie z Kodeksem pracy, za przygotowanie dokumentacji powypadkowej odpowiedzialny jest pracodawca, który powinien powołać zespół ustalający okoliczności i przyczyny wypadku składający się z pracownika służby BHP oraz społecznego inspektora pracy. Jeśli ze względu na małą liczbę pracowników pracodawca nie jest w stanie utworzyć dwuosobowego składu zespołu powypadkowego, zespół składa się z samego pracodawcy oraz specjalisty spoza zakładu pracy.
Przygotowanie dokumentacji powypadkowej krok po kroku
Przygotowanie dokumentacji powypadkowej jest istotne nie tylko ze względu na nałożony przez Kodeks pracy obowiązek, ale też z punktu widzenia samego pracownika – właściwie przygotowany protokół jest podstawą do otrzymania odszkodowania z ZUS lub od ubezpieczyciela pracodawcy. Co ważne, treść protokołu wpływa bezpośrednio na szanse otrzymania odszkodowania, bo jeśli nie wyniknie z niej że wypadek był faktycznie wypadkiem przy pracy, a nastąpił z winy pracownika, odszkodowanie nie będzie mu przysługiwało.
Przygotowanie dokumentacji powypadkowej rozpoczyna się od powołania zespołu powypadkowego oraz ustalenie dokładnej daty i godziny zdarzenia badanego przez komisję. W protokole z analizy wypadku powinny pojawić się dane osoby poszkodowanej, dane osoby zgłaszającej wypadek oraz dane jego świadków, jeśli tacy są. Na podstawie wstępnie zebranych informacji komisja powypadkowa może rozpocząć dochodzenie sprawdzające okoliczności wypadku i miejsce w którym doszło do zdarzenia – dokładne sprawdzenie sprawności maszyn, przygotowania stanowiska pracy oraz stosowania zasad BHP na stanowisku mogą wskazać przyczyny wypadku. Jeśli w zakładzie stosowany jest monitoring, zespół powypadkowy ma obowiązek sprawdzenia go pod kątem zarejestrowania chwili wypadku (jeśli nastąpił w zakładzie pracy) i wyciągnięcia wniosków na podstawie zarejestrowanych danych. Komisja przesłuchuje także świadków zdarzenia i osobę zgłaszającą wypadek w celu ustalenia jego dokładnego przebiegu.
Podczas prowadzenia dochodzenia w sprawie przyczyn i okoliczności wypadku przy pracy zespół powypadkowy ma za zadanie określić czy doszło do nieprzestrzegania przez pracodawcę przepisów prawa pracy, a w szczególności przepisów BHP lub innych przepisów dotyczących ochrony życia i zdrowia. Dowody na ewentualne nieprzestrzeganie jednego z powyższych muszą być załączone do sporządzanej dokumentacji powypadkowej. Komisja musi ustalić też, czy wyłączną przyczyną wypadku było naruszenie przez poszkodowanego pracownika przepisów dotyczących ochrony życia i zdrowia – zdarza się, że wypadki przy pracy są spowodowane przez umyślnie działanie pracownika, rażące zaniedbanie swoich obowiązków lub pojawienie się pracownika na stanowisku w stanie nietrzeźwości, pod wpływem środków odurzających lub substancji psychotropowych. Wszystkie powyższe przypadki przekładające winę na stronę pracownika wykluczają uzyskanie odszkodowania.
Ustalenie przyczyn wypadku zebranych w formie dokumentacji powypadkowej powinno być zakończone określeniem skutków zdarzenia, ostatecznego rodzaju wypadku oraz wyciągnięciem wniosków i wskazaniem środków profilaktycznych, jakie powinien przedsięwziąć pracodawca w celu uniknięcia kolejnych zdarzeń o podobnym charakterze.