Uporządkowanie wewnętrznych procesów organizacji pod kątem prawidłowego zarządzania BHP może zostać dokonane na podstawie wdrożenia różnego rodzaju procedur, w tym także rozwiązań opartych o międzynarodowe normy. Dla firm korzystających z obowiązującej do niedawna normy OHSAS 18001:2007 przedłużony został termin na przejście na system zarządzania oparty o ISO 45001:2018, upływający 30 września 2021 roku. To ostatnia szansa aby utrzymać uzyskaną certyfikację, ale też dobry czas by po raz pierwszy wprowadzić standardy międzynarodowe ISO do swojej firmy. Ile czasu potrzeba na wdrożenie systemu zarządzania BHP zgodnego z normą ISO 45001?
Etapy wdrażania systemu ISO 45001?
Najważniejszymi etapami przygotowywania firmy do wdrożenia systemu zarządzania BHP opartego o wymogi ISO 45001 będą wszelkie działania wynikające bezpośrednio z założeń normy. Proces najczęściej rozpoczyna się od audytu wstępnego (zerowego), polegającego na inwentaryzacji obecnie stosowanych rozwiązań i porównaniu ich z wymogami ISO 45001. Audyt taki wskaże obszary, które wymagają pracy i wdrożenia zmian w celu dostosowania się do normy.
Kolejnym krokiem będzie podejście przez kierownictwo do szkoleń związanych z normą ISO 45001 i przygotowanie się merytoryczne do procesu wdrażania zmian oraz zatrudnienie i przeszkolenie osób za cały proces opracowania i wdrożenia nowego systemu. Na tym etapie konieczne jest m.in. znalezienie audytora wewnętrznego odpowiedzialnego za nadzorowanie prawidłowości wdrażania normy.
Najdłużej przebiegającym etapem jest oczywiście opracowywanie i wdrażanie zmian. Firma musi przeanalizować swój aktualny system zarządzania BHP oraz wszystkie procesy pod kątem ryzyka, zagrożeń i możliwości ich eliminacji. Kluczowe jest też opracowanie:
- dokumentacji,
- polityki BHP,
- zarządzania ryzykiem i szansami,
- analizy ryzyka zawodowego itp.
W momencie gdy firma jest przygotowana następuje audyt certyfikujący, prowadzony przez niezależną jednostkę certyfikującą i zakończony przyznaniem certyfikatu ISO 45001 na okres kolejnych trzech lat.
Jak długo może trwać wdrażanie systemu zarządzania BHP?
Jak wskazaliśmy na początku, obowiązujący termin wdrożenia zmian w obecnym systemie zarządzania BHP certyfikowanym do OHSAS 18001 i przejścia certyfikacji na ISO 45001 upływa 30 września 2021 roku. Firmy, które dotychczas korzystały z certyfikacji i chcą dalej się nią posługiwać mają już bardzo mało czasu na wdrożenie niezbędnych zmian i przejście audytu certyfikującego. Mało, bo choć do końca września pozostało ponad 5 miesięcy, proces wdrażania systemu zarządzania BHP może trwać znacznie dłużej – od 6 miesięcy do ponad roku. W lepszej pozycji są firmy, które wdrażają system po raz pierwszy – choć u nich może pojawić się więcej elementów do przepracowania, nie obowiązują ich terminy konieczne do dotrzymania dla uzyskania certyfikatu.
Jakie czynniki mogą wpływać na długość czasu wymaganego do wdrożenia i uzyskania certyfikacji ISO 45001? Głównymi elementami jakie należy wziąć pod uwagę są:
- wielkość firmy (duże organizacje wymagają znacznie więcej pracy przy wdrażaniu ISO),
- złożoność procesów wewnętrznych organizacji,
- ilość ryzyka związanego z BHP w danej organizacji, związanego ze specyfiką jej działania.
W ostatnim z przypadków dość oczywiste jest, że firmy działające w przemyśle ciężkim czy branżach z wysokim ryzykiem wypadków i chorób zawodowych będą potrzebowały skoncentrować się znacznie bardziej na opracowaniu i wdrożeniu różnych rozwiązań zapobiegających wypadkom i spełniających wymogi ISO 45001.
Czynniki wpływające na czas wdrażania ISO 45001 w organizacji
Poza podstawowymi elementami takimi jak wielkość firmy czy złożoność procesów, na tempo wdrażania systemu opartego o ISO 45001 i powodzenie takiego przedsięwzięcia wpłyną także inne czynniki świadczące bezpośrednio o przygotowaniu firmy do uzyskania i utrzymania certyfikacji. W szczególności będą to m.in. możliwość włączenia wymagań BHP i wymagań normy w bieżące zasady pracy firmy, świadomość kierownictwa i pracowników odnośnie znaczenia takich wdrożeń i wymagań, a także kultura organizacyjna firmy.
Nawet w organizacjach, które nie korzystały wcześniej z żadnego docelowego systemu zarządzania musiał istnieć jakiś wcześniej ustalony system zasad i procedur działania zgodnych z BHP.
Wdrożenie nowego systemu będzie opierało się na ich zmianie i dostosowaniu do normy ISO 45001 bez całkowitego przeprojektowywania procedur działania firmy. Wymaga to czasu, umiejętności zrozumienia normy i przełożenia jej na realia działania i procesy firmy oraz przygotowania wszystkich osób biorących udział w procesie do adaptowania się do wprowadzanych zmian.
Jeśli chcesz znacznie lepiej zrozumieć założenia normy ISO 45001, dokładniej przeanalizować kontekst swojej organizacji i poznać działania niezbędne do wdrożenia w swojej firmie, skorzystanie ze specjalistycznych szkoleń tematycznych organizowanych przez Bureau Veritas jest jednym ze skuteczniejszych sposobów na kompleksowe zapoznanie się z normą. Szkolenia zostały przygotowane z myślą o kierownictwie firm, pracownikach oraz audytorach wewnętrznych wspomagających w procesie wdrożenia nowego systemu zarządzania. Znając normę „od podszewki” znacznie łatwiej będzie dostosować się do jej wymagań i opracować skuteczne, a jednocześnie opłacalne dla firmy sposoby zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.